Belajar Menyampaikan, Belajar Mendengarkan

Suatu ketika, seorang teman menyampaikan informasi dalam sebuah forum. Teman saya ini adalah pimpinan sebuah organisasi perempuan. Setelah informasi disampaikan, beliau bertanya apakah semua sudah paham atau belum. Beliau juga memberi waktu kepada audiens untuk bertanya. Karena tidak ada satu pun yang mengajukan pertanyaan, beliau menyimpulkan bahwa semua telah memahami informasi tersebut dan siap mengeksekusinya dalam kegiatan berikutnya.

Namun, kenyataannya tidak demikian. Salah satu peserta forum mengirim pesan pribadi untuk bertanya karena ternyata ia belum memahami informasi yang disampaikan.

Apakah Anda pernah mengalami hal seperti itu? Saya yakin, sebagian besar dari kita pernah dan bahkan sering mengalaminya. Tanpa bermaksud mencari siapa yang salah, mari kita renungkan dan refleksikan bersama, mengapa hal seperti ini bisa terjadi?

Komunikasi secara umum dapat dibedakan menjadi dua: komunikasi efektif dan komunikasi tidak efektif. Komunikasi disebut efektif apabila pesan yang disampaikan oleh pengirim benar-benar sampai kepada penerima, dan diterima sesuai dengan maksud yang diharapkan oleh pengirim. Jadi, ada dua syarat agar komunikasi bisa dikatakan efektif:

1. Pesan sampai kepada penerima.

2. Pesan dipahami sesuai dengan maksud pengirim.

Jika salah satu dari dua hal ini tidak terpenuhi, maka komunikasi menjadi tidak efektif dan dapat menimbulkan kesalahpahaman. Dalam jangka panjang, komunikasi yang tidak efektif bahkan bisa menimbulkan konflik.

Mari kita bahas satu per satu. Pesan tidak sampai. Dari sisi penerima, hal ini bisa terjadi karena kurang fokus saat informasi disampaikan. Mungkin karena suasana yang bising, atau karena penerima sedang melakukan aktivitas lain yang mengganggu konsentrasinya. Dari sisi pengirim, bisa saja pesan disampaikan dengan suara yang terlalu pelan, tidak runtut, atau menggunakan kalimat yang kurang efektif sehingga menimbulkan bias pemahaman.

Karena itu, penting bagi kita untuk terus belajar bagaimana cara berkomunikasi yang baik. Sebagai penyampai informasi, kita harus mampu menyederhanakan pesan yang akan disampaikan. Idealnya, pesan dipecah menjadi beberapa bagian yang disusun secara runtut, agar mudah dipahami.

Sebagai contoh, ketika ingin menyampaikan ide tentang sebuah kegiatan, kita bisa mulai dengan menyebutkan nama kegiatan tersebut, kemudian menjelaskan tujuannya, kapan dilaksanakan, di mana, siapa saja yang terlibat, serta bagaimana teknis pelaksanaannya. Gunakan tempo bicara yang pas, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Sisipkan jeda saat menyampaikan informasi agar audiens punya waktu untuk mencerna. Di bagian-bagian penting, lakukan konfirmasi pemahaman secara berkala, jangan menunggu sampai akhir, karena audiens bisa lupa.

Keruntutan dalam penyampaian informasi sangat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Informasi yang disampaikan secara acak atau melompat-lompat membuat audiens sulit mengikuti. Apalagi jika isi awal dan akhir penyampaian tidak konsisten atau bahkan bertolak belakang.

Dari sisi penerima pesan, menjaga konsentrasi saat mendengarkan informasi juga sangat penting. Beberapa hal yang bisa mengganggu konsentrasi antara lain kondisi fisik, seperti kelelahan atau rasa kantuk. Selain itu, melakukan aktivitas lain saat menerima informasi juga akan membagi fokus dan mengurangi pemahaman.

Penutup:

Komunikasi yang efektif tidak terjadi begitu saja. Ia merupakan hasil dari kesadaran, keterampilan, dan kebiasaan baik dalam menyampaikan dan menerima informasi. Baik sebagai pengirim maupun penerima pesan, kita semua memiliki tanggung jawab untuk menciptakan komunikasi yang jelas, runtut, dan penuh empati. Karena dari komunikasi yang baik, akan lahir kerja sama yang kuat, pemahaman yang mendalam, dan hasil yang lebih bermakna. Mari terus belajar menjadi komunikator yang bijak.